İşe Giriş Raporu Özlük Dosyasında Nasıl Saklanır? 5 Adımlık Arşiv Düzeni

Güncelleme: Ekim 2026

İşe giriş raporu nasıl saklanır sorusunun yasal çekirdeği tek kelimedir: gizlilik. Rapor işyerinde saklanır, ama kişisel sağlık bilgileri gizli olduğu için herkesin açabileceği bir klasörde değil. Pratikte en sağlam düzen iki dosyalıdır: özlük dosyasında işe uygunluk sonucu, işyeri hekiminin sorumluluğunda ve erişimi sınırlı bir sağlık dosyasında ise Ek-2 formu ve tetkik ayrıntıları durur. Arşiv bu ayrımla başlar ve periyodik muayene takvimine bağlanarak tamamlanır.

2026’da İstanbul Anadolu Yakası’nda İK ekipleriyle çalışırken, raporun alınmasına gösterilen özenin dosyalamada çoğu zaman kaybolduğunu görüyoruz. Sağlık kâğıdı bir kez çıkartılınca, özlük dosyasının arasına sıkıştırılıp unutuluyor. Bu yazı beş adımlık bir arşiv düzeni öneriyor: her adımda kimin, hangi belgeyle, ne zaman işlem yapacağını yazdık. Sonda bir kontrol listesi var.

Saklamanın Temel Kuralı Neden Gizliliktir?

Çünkü işe giriş raporu bir personel evrakı olmanın ötesinde bir sağlık kaydıdır. Raporda adayın öyküsü, muayene bulguları ve tetkik sonuçları yer alır. 6331 sayılı Kanun, kişisel sağlık bilgilerinin gizli tutulmasını ve sağlık kayıtlarının işyerinde gizlilik içinde saklanmasını öngörür. Arşivin bütün adımları bu kuralın uygulamaya dönüşmüş hâlidir.

Kanunun söylediği

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, sağlık gözetimini düzenlediği 15. maddesinde kişisel sağlık bilgilerinin gizliliğini açıkça vurgular. Sonuçların kaydedildiği Ek-2 formu da işyerinde saklanır. Yani rapor işyerinden çıkmaz, ama işyerinin içinde herkese açık da değildir; formun yapısını Ek-2 formu nedir yazımızda anlattık.

Sağlık verisinin özel konumu

Sağlık bilgisi, kişisel verilerin korunmasına ilişkin genel mevzuatta da özel nitelikli veri sayılır. Bu nedenle işe giriş raporu, bordro ya da izin formuyla aynı rafta durmamalıdır. Gizlilik yalnız yasal bir zorunluluk değil, çalışanın hekime açık konuşabilmesinin de güvencesidir. Çalışan, söylediğinin korunacağını bildiğinde hekime görünürken öyküsünü eksiksiz anlatır.

1. Adım: Rapor Teslim Alınırken Ne Kontrol Edilir?

Raporu dosyaya koymadan önce dört şeye bakın: hekim imzası ve kaşesi, raporun tarihi, iş tanımının doğru yazılması ve kanaat bölümünün dolu olması. Bu kontrolü raporu teslim alan İK yetkilisi yapar. Süre birkaç dakikadır, ama eksik bir rapor fark edilmeden arşive girerse ancak denetimde ortaya çıkar. Teslim günü, düzeltme yapmanın en kolay günüdür.

Kontrolün dört noktası

İmza ve kaşe, raporun işyeri hekimi tarafından düzenlendiğini gösterir. Tarih, raporun işe başlamadan önce alınıp alınmadığını ortaya koyar. İş tanımı, kanaatin hangi işe ait olduğunu belirler. Kanaat bölümünün boş bırakılmamış olması ise raporun asıl işlevini yerine getirdiğinin en açık işaretidir.

Teslimde yaygın hata

Yaygın hata: Raporu zarfıyla birlikte açmadan dosyaya koymak. Aylar sonra periyodik muayenede ya da bir denetimde raporun farklı bir pozisyon için düzenlendiği veya tarihinin işe başlamadan sonra olduğu fark edilir. Teslim günü yapılacak bir dakikalık kontrol, bu durumu baştan önler ve düzeltmeyi hekimle aynı hafta içinde yapmanıza imkân verir.

2. Adım: Özlük Dosyası ile Sağlık Dosyası Nasıl Ayrılır?

En sağlam düzen, raporun bilgilerini iki dosyaya bölmektir. Özlük dosyasına yalnız “işe uygundur / değildir” sonucu, gerekli kısıtlar, raporun tarihi ve düzenleyen hekim bilgisi girer. Öykü, muayene bulguları ve tetkik sonuçları ise erişimi sınırlı sağlık dosyasında kalır. Bu ayrımı İK ile işyeri hekimi birlikte kurar ve bir kez kurulduğunda her yeni çalışanda tekrarlanır.

İki dosya, iki farklı okur

Özlük dosyasının okuru İK’dır ve İK’nın bilmesi gereken, çalışanın işe uygun olup olmadığıdır. Sağlık dosyasının okuru ise işyeri hekimi ve sağlık personelidir. İki okurun ihtiyacı farklı olduğu için iki dosya da farklı içerik taşır. Bu ayrım, gizlilik kuralını günlük işte uygulanabilir kılar.

İşe giriş raporu nasıl saklanır, hangi belge hangi dosyaya girer sorusunun özeti:

Belge veya bilgi	Özlük dosyası	Sağlık dosyası	Kimin erişiminde
İşe uygunluk sonucu	Evet	Evet	İK ve işyeri hekimi
Rapor tarihi, hekim adı	Evet	Evet	İK ve işyeri hekimi
Ek-2 formunun tamamı	Hayır	Evet	İşyeri hekimi, sağlık personeli
Tetkik sonuçları	Hayır	Evet	İşyeri hekimi, sağlık personeli
Gece postası uygunluk raporu	Sonuç	Tamamı	İK sonucu, hekim tamamını

Dosyalamada yaygın hata

Yaygın hata: Tetkik sonuçlarını özlük dosyasına “eksiksiz olsun” diye eklemek. Bu, dosyayı açan her yöneticinin, hatta izin formu arayan bir stajyerin bile çalışanın sağlık bilgisini görmesi demektir. Özlük dosyasında sonucun yer alması yeterlidir; ayrıntı sağlık dosyasında kalmalı ve yalnız hekimin erişiminde bulunmalıdır.

3. Adım: Dosyalara Kimler Erişebilir?

Erişim kuralını kâğıda dökmek, arşivin en çok atlanan adımıdır. Kimin hangi dosyayı açabileceği yazılı bir notla belirlenir ve İK ile işyeri hekimi tarafından onaylanır. Fiziksel dosyalar kilitli bir dolapta, dijital dosyalar erişimi kısıtlı bir klasörde tutulur. Bu adım bir kez yapılır, ama personel değiştikçe gözden geçirilir.

Fiziksel arşiv

Kâğıt sağlık dosyaları anahtarı sınırlı kişide bulunan bir dolapta saklanır. Dolabın anahtarının kimde olduğu ve yokluğunda kime devredileceği yazılı olmalıdır. Dosya dolaptan çıkarıldığında kim tarafından ve ne amaçla çıkarıldığının kısa bir deftere not edilmesi, iyi bir uygulama olarak öne çıkar.

Dijital arşiv

Taranmış raporlar ve dijital kayıtlar, yalnız yetkili kişilerin açabildiği, şifreyle korunan bir klasörde tutulur. Ortak sürücülerdeki herkese açık klasörler bu iş için uygun değildir. Dosya adlarında sağlık bilgisi geçirmemek de gizliliği korur; dosya adı çalışan numarası ve rapor tarihiyle sınırlı kalmalıdır.

4. Adım: Arşiv Takvime Nasıl Bağlanır?

İşe giriş raporu, periyodik muayene takviminin ilk sayfasıdır; bu yüzden arşiv bir hatırlatma sistemiyle birlikte kurulur. Periyodik muayene az tehlikeli sınıfta en geç 5 yılda, tehlikeli sınıfta en geç 3 yılda, çok tehlikeli sınıfta en geç yılda bir yapılır. Çocuk, genç ve gebe çalışanlarda süre en geç 6 aydır. İşyeri hekimi gerekli görürse bu süreleri kısaltabilir.

Hatırlatma tarihinin hesabı

Hesap mantığı basittir: raporun tarihine işyerinin sınıfına ait üst sınırı ekleyin ve o tarihten önce bir hatırlatma koyun. Böylece takvim en geç tarihe değil, ondan önceki bir güne kurulur. Çocuk, genç ve gebe çalışanlar için ayrı ve daha sık bir hatırlatma gerekir. Periyodik muayeneleri sağlık kontrolleri hizmetimiz kapsamında planlıyoruz.

Takvimde yaygın hata

Yaygın hata: Takvimi işe başlama tarihine göre değil, akla geldiğinde kurmak. Sonuçta bazı çalışanların periyodik muayenesi gecikir, bazılarınınki gereksiz yere erkene çekilir ve ekip içinde düzensiz bir tablo oluşur. Takvimin dayanağı her zaman raporun kendi tarihi olmalı ve hatırlatma bu tarihten geriye doğru kurulmalıdır.

5. Adım: Dosya Hangi Anlarda Yeniden Açılır?

Arşiv rafta sessizce durmaz; belli anlarda yeniden açılır. İş değişikliği, iş kazası veya sağlık nedeniyle tekrarlanan uzaklaşmalardan sonra işe dönüş, periyodik muayene ve denetim bu anların başında gelir. Bu anları önceden bilmek, dosyanın aranırken değil hazırken açılmasını sağlar. Her açılışta yeni belge aynı düzenle dosyaya eklenir.

İş değişikliği ve işe dönüş

Kanun, iş değişikliğinde ve belirli durumlarda işe dönüşte muayeneyi öngörür. Bu muayenelerin sonuçları da aynı iki dosyalı düzene göre eklenir. Yeni görevin riskleri farklıysa yeni bir değerlendirme yapılır ve eski rapor dosyada kalmaya devam eder. Böylece çalışanın sağlık geçmişi kesintisiz bir zincir olarak okunabilir.

Olumsuz kanaat ve itiraz

Hekimin “uygun değildir” kanaati ve varsa hakem hastanenin kararı da sağlık dosyasında saklanır. Bu belgeler, bir uyuşmazlıkta sürecin doğru işlediğini gösterir ve ileride aynı kişi başka bir pozisyon için değerlendirildiğinde hekime bilgi verir. Kanaatin hangi sebeplerle çıkabileceğini işe giriş raporunda uygun değildir kararı yazımızda anlattık.

Denetim anı

Denetimde öncelikle istenen, raporun varlığı ve işe başlamadan önce alındığının görülmesidir. İki dosyalı düzen, sağlık ayrıntısını açmadan bu iki bilgiyi hızla ve güvenle göstermeyi mümkün kılar; sağlık ayrıntısı ise gerektiğinde hekim aracılığıyla sunulur. Raporsuz başlatmanın sonuçlarını işe giriş raporu zorunlu mu yazımızda bir senaryo üzerinden ele aldık.

Arşiv Kontrol Listesi Nasıl Kullanılır?

Kontrol listesi, beş adımı her yeni çalışan için birkaç dakikada uygulamanızı sağlar. Listeyi İK yetkilisi raporu teslim aldığı gün doldurur ve sağlık dosyasının kapağına iliştirir. Her madde bir adıma karşılık gelir. İşaretlenmemiş bir madde, arşivde açık kalan bir kapı demektir.

Beş maddelik liste

Aşağıdaki maddeleri her yeni rapor için sırayla işaretleyin ve listeyi sağlık dosyasının kapağında saklayın; bir sonraki açılışta neyin tamam olduğunu ilk bakışta görürsünüz. İlk madde en kritik olanıdır, çünkü eksik bir rapor arşivlendiğinde sonraki adımların hepsi eksik bir belge üzerine kurulur.

1. Rapor imzalı, kaşeli, tarihli ve doğru iş tanımıyla mı?
2. Sonuç özlük dosyasına, ayrıntı sağlık dosyasına mı girdi?
3. Sağlık dosyası kilitli dolapta veya yetkili klasörde mi?
4. Periyodik muayene hatırlatması kuruldu mu?
5. Yeniden açılış anları dosya kapağında yazılı mı?

Arşivi kurmaya nereden başlanır?

Mevcut çalışanlarınızın raporları dağınıksa, önce en eski tarihli raporlardan başlayın; periyodik muayenesi yaklaşanlar onlardır. Raporu henüz çıkartılmamış yeni bir çalışanınız varsa, alma sürecini işe giriş sağlık raporu nasıl alınır rehberinde, işverenin diğer görevlerini işe giriş raporunda işveren yükümlülükleri yazımızda bulabilirsiniz.

Raporun düzenlenmesinden periyodik takvime kadar süreci birlikte kurmak isterseniz, Akademik Başarı İş Sağlığı ve Güvenliği’nin işe giriş sağlık raporu hizmetini inceleyebilir ya da 0 216 771 60 72 numarasından bize ulaşabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Çalışan işten ayrılınca raporu imha edebilir miyim?

Sağlık kayıtları, çalışan ayrıldıktan sonra da sağlık gözetiminin geçmişini gösteren belgelerdir. Saklama süresine ilişkin güncel kuralı işyeri hekiminiz ve hukuk danışmanınızla netleştirin; kayıtları kendiliğinizden imha etmeyin.

Çalışan kendi raporunun kopyasını isteyebilir mi?

Rapor çalışanın kendi sağlık bilgisini içerir. Kopya talebini işyeri hekimiyle birlikte değerlendirip gizlilik kuralına uygun biçimde karşılamak doğru yaklaşımdır.

Taranmış rapor aslının yerine geçer mi?

Dijital kopya erişim ve takip için pratiktir. Aslın nasıl saklanacağını işyeri hekiminizle birlikte belirleyin ve dijital kopyayı da aynı gizlilik kuralıyla koruyun.

Hızlı Özet

• İşe giriş raporunun saklanmasındaki temel kural gizliliktir.
• Rapor teslim alınırken imza, tarih, iş tanımı ve kanaat kontrol edilir.
• Özlük dosyasına sonuç, sağlık dosyasına ayrıntı girer.
• Sağlık dosyasına erişim yazılı olarak sınırlandırılır.
• Arşiv, periyodik muayene takvimine bağlanır.

Kısa Sözlük

• Özlük dosyası, çalışanın işe ilişkin belgelerinin tutulduğu personel dosyasıdır.
• Sağlık dosyası, Ek-2 formu ve tetkik sonuçlarının erişimi sınırlı olarak saklandığı dosyadır.
• Sağlık gözetimi, çalışanın sağlığının işin risklerine göre düzenli izlenmesidir.
• Periyodik muayene, işe girişten sonra tehlike sınıfına bağlı aralıklarla tekrarlanan muayenedir.

Sıradaki Adım

Bu hafta en eski tarihli beş raporu kontrol listesiyle gözden geçirin; takıldığınız madde olursa iletişim sayfamızdan ya da WhatsApp hattımızdan yazın veya 0 216 771 60 72’yi arayın; arşiv düzenini birlikte kuralım.